INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’ATTIVITÀ DI SELEZIONE DEI VOLONTARI
ai sensi dell’art. 13 del “Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali” (GDPR)
Milano in Azione – M.I.A. (di seguito anche M.I.A.), con sede legale in Piazzale Libia, 2 c/o TL Studio – CAP 20135 – Milano (Mi), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, La informa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito “Regolamento”), che i Suoi dati personali potranno formare oggetto di trattamento con le modalità e per le finalità descritte di seguito.
1. Base giuridica e finalità del trattamento
I dati personali da Lei messi a disposizione di M.I.A. potranno essere utilizzati esclusivamente al fine di svolgere le attività istituzionali e complementari dell’Associazione e, in particolare, le attività di selezione dei volontari, e di adempiere agli obblighi previsti dalla legge.
Il conferimento dei Suoi dati personali è facoltativo. Tuttavia, un Suo eventuale rifiuto di conferirli e/o il conferimento di informazioni incomplete potrebbe comportare l’impossibilità per M.I.A. di farle svolgere l’attività di volontariato per cui intende aderire all’Associazione.
La informiamo che le categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del Regolamento, da Lei volontariamente messi a disposizione di M.I.A., potranno essere oggetto di trattamento unicamente per le finalità indicate.
Il trattamento di categorie particolari di dati personali relativi alla Sua persona sarà comunque subordinato al Suo espresso consenso, da prestarsi attraverso la sezione riportata in calce al modulo di raccolta dei dati.
2. Modalità del trattamento
Il trattamento avverrà nel rispetto di quanto previsto dal Capo II (Principi) e dal Capo IV (Titolare del trattamento e Responsabile del trattamento) del Regolamento. In particolare, i dati saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, nonché adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati. Il trattamento potrà essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire o trasmettere i dati stessi e, comunque, sarà eseguito nel rispetto del Regolamento, nonché secondo quanto disposto dalla legislazione vigente in materia.
In particolare M.I.A. si avvale dell’utilizzo di Google Forms (o Google Moduli). Questa è la Privacy Policy di Google relativa alla sicurezza della conservazione dei Suoi dati: https://policies.google.com/privacy
3. Criteri utilizzati per la conservazione dei dati
I dati che La riguardano verranno conservati secondo i seguenti criteri:
– per un arco di tempo non superiore a quello necessario al raggiungimento delle finalità per i quali essi sono trattati;
– per un arco di tempo non superiore a quello necessario all’adempimento degli obblighi normativi.
4. Accesso ai dati
Per le finalità descritte nella presente informativa, i dati personali oggetto di trattamento potranno essere resi accessibili ai seguenti soggetti:
● dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di responsabili interni e/o di incaricati e/o di autorizzati al trattamento e/o di amministratori di sistema;
● società terze che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili del trattamento di cui il Titolare si avvale o potrebbe avvalersi.
La lista completa dei soggetti esterni a cui i dati sono comunicati è disponibile previa Sua richiesta via e-mail all’indirizzo privacy@milanoinazione.org.
5. Comunicazione dei dati
Senza il Suo espresso consenso (ex art. 6 lett. b) e c) del Regolamento), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 1 ad organismi di vigilanza, autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti verso i quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità suddette.
6. Trasferimento dei dati
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server del Titolare e/o di società terze debitamente nominate quali Responsabili Esterni del trattamento ubicati all’interno dell’Unione Europea. Attualmente i server sono situati in Italia, ma resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server all’interno dell’Unione Europea e/o in Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità agli artt. 44 ss. del Regolamento ed alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato. In particolare, dovrà garantire che adeguate misure tecniche e organizzative siano approntate affinché il trattamento soddisfi i requisiti del Codice Privacy e del GDPR, che sia assicurata la protezione dei diritti dei Terzi interessati, che i trasferimenti dei dati possano essere tracciati e che le opportune misure di sicurezza possano essere documentate.
7. Diritti dell’interessato
Nella Sua qualità di interessato, La informiamo che ha la possibilità di esercitare tutti i diritti previsti dall’art. 15 del Regolamento, e precisamente:
● il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: i) le categorie di dati personali in questione; ii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se paesi terzi o organizzazioni internazionali; iii) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; iv) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; v) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, ai sensi degli artt. 77 ss. del Regolamento; vi) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; vii) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato; viii) il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 del Regolamento relative al trasferimento, qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
● l’interessato avrà altresì (ove applicabili) i diritti di cui agli artt. 16-21 del Regolamento (diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione).
Si segnala, inoltre, che l’Interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca. L’Interessato ha altresì il diritto di proporre un reclamo ad un’Autorità di Controllo.
Ai fini dell’esercizio di tali diritti, l’Interessato potrà trasmette le proprie richieste direttamente al Titolare del trattamento, mediante:
● l’invio di una lettera raccomandata A/R presso la sede aziendale, all’indirizzo: con sede legale in Piazzale Libia, 2 c/o TL Studio – CAP 20135 – Milano (Mi);
● l’invio di una e-mail all’indirizzo di posta elettronica: privacy@milanoinazione.org.
Il Titolare del Trattamento si impegna a rispondere alle Sue richieste al più tardi entro un mese dal ricevimento. Tale termine potrebbe essere prorogato, per non più di due mesi, in funzione della complessità o numerosità delle richieste e la Società provvederà a spiegarle il motivo della proroga entro un mese dalla sua richiesta. Si segnala, inoltre, che qualora il Titolare non ottemperi alla richiesta, è tenuto a fornire riscontro all’interessato circa i motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo ad una autorità di controllo o ricorso giurisdizionale entro un mese dalla ricezione della richiesta stessa.
L’esito della sua richiesta potrà esserle fornita per iscritto o su formato elettronico.
Il Titolare del Trattamento
Milano in Azione – M.I.A.